Plek
Case
Plek is een sociaal medewerker platform die focust op het verbeteren van interne communicatie, kennisdeling, samenwerking, onboarding, medewerker betrokkenheid en productiviteit.
Binnen Plek bestond de functie ‘Programma manager’. Dit is een manier om programma’s aan te maken die verspreid kunnen worden onder medewerkers. Hierdoor kan informatie verspreid worden. De programma manager wordt voornamelijk gebruikt voor onboarding. Binnen de programma manager kan dan makkelijk verwezen worden naar verschillende informatiepunten op het platform.
Nu wil Plek meer focussen op die functie, want dit biedt mogelijkheden in de markt en het stimuleren van een conversatie tussen medewerker en werkgever. Er is ook een mogelijkheid om deze functie los te gebruiken van het sociale intranet voor o.a. onboarding als een organisatie al gebruik maakt van een ander communicatieplatform.
Rol UX/UI designer + Product Owner
Probleem
De gebruikerservaring van de programma manager is niet optimaal en af en toe verwarrend waardoor klanten de kracht van de functie niet gebruiken.
Doel
De programma manager gebruiksvriendelijker maken voor het doel om deze functie ook als los product te kunnen gebruiken en de productervaring binnen de sociale omgeving ook te verbeteren.
Resultaat
Het resultaat is een product dat geïntegreerd is met het huidige sociaal intranet en als losstaand product verkocht kan worden.
Proces
01
Onderzoek
Vanuit het MT kwam de vraag om meer focus te leggen op het verbeteren van de programma manager en te kijken hoe dit zou kunnen werken als een losstaand product.
Aan het begin van het project hebben we met verschillende afdeling binnen Plek een multidisciplinair team samengesteld. Met o.a. iemand van het support/consultanten team, developers en iemand van het marketing team. Op deze manier hebben we verschillende inzichten op het product.
De eerste stap was om de customer journey vast te leggen voor de programma manager. Dit werd gedaan d.m.v. informatie die het support team ontvangen vanuit klanten die de programma manager al volop gebruikten. Daarnaast hebben wij ook contact gezocht met de klanten die de functie het meeste gebruiken. Hieruit kwamen een journey en wensen hoe wij deze het beste konden verbeteren. We kregen vooral te horen dat er in de huidige functie veel afleiding is van de rest van het platform en vanuit de admin-zijde waren er te weinig inzichten in hoe werknemers de programma’s doorlopen en ervaren.
02
Concepten
Met deze informatie kwamen we in een proces waar schetsen en lo-fi prototypes voorgelegd werden bij verschillende mensen binnen Plek. Aan de hand van feedback werden er steeds iteraties gemaakt. Waar vervolgens een Hi-Fi concept op gebaseerd is. Dit concept heeft een aantal iteraties meegemaakt voordat deze voorgelegd werd aan klanten die ook eerder in het proces betrokken waren geweest. Uit deze sessies kwam opnieuw feedback die verwerkt werd in het product.
03
Resultaten
Het resultaat is een product dat integreert met het huidige sociaal intranet en bestaande klanten helpt met het verbinden met hun werknemers om employee experience te verhogen. Dit is gebeurd door middel van een redesign van de huidige functionaliteit en het toevoegen van verschillende elementen om de functie aantrekkelijker te maken voor medewerkers. Daarnaast is er een template library toegevoegd met programma’s en informatiepagina's om content managers een hand te helpen bij het inrichten van hun programma manager.
Dit product kan ook als los product verkocht worden voor organisaties die al een sociale omgeving hebben (bijv. Microsoft Teams), maar meer willen focussen op onboarding of een medewerkerstevredenheidsonderzoek willen uitvoeren. Het is ook mogelijk om het product te integreren met Microsoft Teams om de drempel nog lager te maken voor medewerkers om programma’s te starten.
Ondanks dat dit project nog steeds bezig is liggen de design klaar en worden door het proces geëvalueerd waar nodig.
Mijn rol
Mijn rol in dit project is vanaf het begin een combinatie geweest van UX/UI designer en product expert. Samen met het projectteam heb ik vanaf de start van het project sessies gehouden die ik faciliteerde om wensen en needs op tafel te krijgen. Ik had nauw contact met het development team tijdens de ontwikkeling om technische mogelijkheden af te stemmen. Tevens heb ik gebruikerstesten uitgevoerd na elke iteratie.