Heart for Health: Medical portal

Case

Heart for Health ontwikkelt het Medical Portal, een elektronisch patiëntendossier (EPD) dat wordt gebruikt door zorginstellingen in binnen- en buitenland. Het platform ondersteunt onder andere het plannen van afspraken, het opbouwen van persoonlijke patiëntendossiers en het afhandelen van financiële processen van DBC-registratie tot facturatie.

Omdat Medical Portal een omvangrijk en veelzijdig systeem is, ligt in deze case study de focus op twee concrete projecten: het opstellen van offertes op basis van activiteiten en de vernieuwde flow voor het versturen van correspondentie naar patiënten.

Rol UX/UI designer

Offerte op basis van activiteiten

Om een factuur voor een patiënt te maken, moeten financiële activiteiten geregistreerd worden. Deze activiteiten zijn gekoppeld aan declaratiecodes waaraan prijzen zijn verbonden. Hoewel de flow voor het maken van een factuur op basis van activiteiten al bestond, was deze complex en lastig in gebruik. Binnen dit project is daar het aanmaken van offertes aan toegevoegd, in meerdere iteraties.

Probleem

Het was nog niet mogelijk om offertes te maken op basis van toekomstige activiteiten. Daarnaast was de bestaande flow voor het aanmaken van facturen onoverzichtelijk en niet gebruiksvriendelijk.

Doel

Een duidelijke en gebruiksvriendelijke manier om offertes te kunnen creëren op basis van toekomstige activiteiten.

Resultaat

Een vernieuwde en geïntegreerde flow waarmee gebruikers eenvoudig offertes kunnen aanmaken voor toekomstige behandelingen of diensten.

Proces

Onderzoek

De product owner vroeg om de bestaande facturatie flow te analyseren en te verbeteren, met het maken van offertes als uitgangspunt. Hierbij moest rekening worden gehouden met zowel de Nederlandse facturatie standaarden als de wensen van internationale klanten. Samen met twee business analisten brachten we het proces in kaart en werkten we toe naar een eerste ontwerpconcept.

Concepten

In de conceptfase werk ik graag met metaforen om complexe processen te vereenvoudigen. In dit geval gebruikte ik de metafoor van een snoepwinkel: de gebruiker “verzamelt” losse activiteiten (het snoep) die samen een prijs vormen. Dit hielp om keuzes rond structuur, categorieën en combinaties inzichtelijk te maken.

Resultaten

Het resultaat is een verbeterde, intuïtieve flow waarin gebruikers eenvoudig activiteiten kunnen selecteren, aanpassen en combineren. De gebruiker kan op verschillende manieren activiteiten toevoegen en krijgt direct een preview van de offerte. De nieuwe offerte functie sluit logisch aan op de bestaande facturatiemodule.

Dit product kan ook als los product verkocht worden voor organisaties die al een sociale omgeving hebben (bijv. Microsoft Teams), maar meer willen focussen op onboarding of een medewerkerstevredenheidsonderzoek willen uitvoeren. Het is ook mogelijk om het product te integreren met Microsoft Teams om de drempel nog lager te maken voor medewerkers om programma’s te starten.

Ondanks dat dit project nog steeds bezig is liggen de design klaar en worden door het proces geëvalueerd waar nodig.

Niet volledig afgerond ptototype met interacties

Mijn rol

Ik werkte intensief samen met de product owner en business analisten van het financiële team. Door inzichten en randvoorwaarden te combineren, konden we de complexiteit terugbrengen zonder in te leveren op functionaliteit voor zowel Nederlandse als internationale gebruikers. Als UX-designer bewaakte ik het overzicht, zoomde uit waar nodig en vertaalde complexe logica naar een eenvoudig, schaalbaar ontwerp.

Uitsturen van correspondentie

Na een afspraak wordt er correspondentie verstuurd naar bijvoorbeeld de patiënt of diens huisarts. De gebruiker selecteert welke informatie meegestuurd moet worden met de brief. Correspondentie kan zowel per post als per e-mail worden verzonden; bij e-mail gebeurt dit versleuteld. Binnen dit project moest het huidige ontwerp gebruiksvriendelijker worden gemaakt. Het was niet inzichtelijk of een brief daadwerkelijk was aangekomen, en het selecteren van de inhoud gebeurde via een grote, onoverzichtelijke tabel met zowel horizontale als verticale scroll.

Probleem

Gebruikers konden niet zien of een brief was aangekomen bij de ontvanger, en het opstellen van een brief was complex en onoverzichtelijk. De inhoud werd geselecteerd via een zware, moeilijk te gebruiken interface.

Doel

Inzicht geven per ontvanger of een brief is afgeleverd, inclusief de mogelijkheid tot eenvoudig opnieuw verzenden. Daarnaast: het selectieproces voor de inhoud van de brief intuïtiever en overzichtelijker maken.

Resultaat

Een volledig vernieuwde correspondentiemodule met duidelijk overzicht van alle verstuurde brieven en hun status. Het selecteren van inhoud is vereenvoudigd en visueel aantrekkelijker gemaakt.

Proces

Onderzoek

Voor het herontwerpen van een volledige module was een gestructureerde aanpak vereist. Samen met de business analist uit het communicatieteam bracht ik de problemen nauwkeurig in kaart. Daarbij hielden we rekening met specifieke klantwensen, waaronder die van een Canadese klant die nog met fax werkt.

Belangrijkste knelpunten uit klantfeedback:

Onoverzichtelijk overzicht van verstuurde en opnieuw verstuurde brieven.
Onduidelijkheid over de afleverstatus per ontvanger.
Inhoud selecteren was verwarrend door een complexe tabel met zowel verticale als horizontale scroll.
Te veel overbodige functionaliteiten, wat leidde tot extra complexiteit.

Concepten

Met deze inzichten ontwikkelde ik een concept dat vanzelfsprekend moest aanvoelen voor de gebruiker. De grootste uitdaging lag in het selecteren van de inhoud van de brief: veel informatie moest binnen een beperkte ruimte passen. In plaats van losse gegevens in een tabel te tonen, kozen we ervoor om de informatie in context van de afspraak weer te geven via kaarten.

Het eerste concept werd getest in focusgroep sessies met zorgprofessionals uit verschillende disciplines. De feedback leidde tot verdere iteraties en hielp bij het uitsluiten van edge cases. Ook werd het concept besproken met de Canadese klant om ervoor te zorgen dat de oplossing universeel toepasbaar was.

Resultaten

De nieuwe module biedt een helder overzicht van alle verstuurde brieven, met per regel één unieke brief en daaronder de verzend logs, inclusief herverzending indien nodig.

Voor het selecteren van content is gekozen voor kaarten die onderzoeken in de context van de afspraak tonen. Dit bespaart de gebruiker clicks en maakt het selecteren sneller en begrijpelijker. De kaarten bieden tevens ruimte voor statusinformatie en geven gebruikers de mogelijkheid om onderzoeken alsnog goed te keuren wanneer dit eerder in het proces is vergeten.

Mijn rol

In dit project werkte ik intensief samen met de business analist van het communicatieteam. Samen analyseerden we de kernproblemen, waarna ik het conceptuele en visuele ontwerp ontwikkelde. Daarnaast faciliteerde ik de focusgroepen, verzamelde feedback en verwerkte deze in het iteratieve ontwerpproces.